Seit August 2025 wird das Telefonsystem der ViennaEstate Hausveraltung GmbH durch das KI-Telefon der Cambioo FlexCo ergänzt. Das Wiener Startup entwickelt KI-gestützte Telefonlösungen, die speziell auf die Anforderungen von Hausverwaltungen zugeschnitten sind.

Ruft man heute bei der ViennaEstate an, meldet sich ein digitaler Telefonagent von Cambioo. Dieser nimmt Anrufe entgegen, erfasst die Anliegen strukturiert und leitet sie je nach Bedarf als Transkript per E-Mail an die zuständige Person weiter oder integriert sie direkt in das unternehmenseigene CRM-System. Die Lösung wurde gezielt für den Einsatz in der Immobilienverwaltung entwickelt und individuell an die Abläufe der ViennaEstate angepasst. Der Telefonagent kommuniziert dabei natürlich und verständlich: Er beantwortet Fragen, stellt bei Bedarf Rückfragen und bereitet die Inhalte so auf, dass sie von den Verwalter*innen effizient weiterbearbeitet werden können.

Zusätzlich steht der ViennaEstate ein individuell eingerichtetes Dashboard zur Verfügung, über das sämtliche Einstellungen und Anpassungen des KI-Telefons selbst verwaltet werden können. Eine weitere Neuerung ist das sogenannte Live-Matching: Bereits während des laufenden Telefonats, kann die anrufende Person automatisch dem Eigentümer- oder Objektprofil zugeordnet werden. Das reduziert Rückfragen und beschleunigt interne Prozesse.

Durch den Einsatz von Cambioo kann die ViennaEstate ihren Mieter*innen eine durchgehende Erreichbarkeit rund um die Uhr anbieten. Warteschleifen entfallen, da das System mehrere Anrufe gleichzeitig entgegennehmen kann. So entsteht eine spürbare Entlastung im Arbeitsalltag – für das Team ebenso wie für die Anrufenden.